報告

2015.2.9 (月)

「報告」は、どんな仕事にもつきものです。
皆さんも日常、したり、されたりしている
ことと思います。そこで、良い報告の仕方
について少々・・・

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先ず、報告は、5W2Hの原則に基づいて
事実のみを簡潔に行うこと。これに付きま
す。経験則から申しましても、回りくどい
報告をする人というのは、たいていの場合
報告というよりも言い訳に終始しているこ
とが多いと思います。

5W2Hの原則とは、Who、When、Where、
What、How、Why、How much の頭文字を
とったもの、すなわち、1.いつ、どこで、
誰が  2.何を、どうする  3.なぜ?
いくら? が5W2Hです。

1. 場面設定
いつ   When
どこで  Where
誰が   Who

2. 出来事が起こる
何を   What
どうする How

3. 理由、背景
なぜ?  Why
いくらで How Much

何故簡潔が良いかというと、簡潔にすれば、
いい加減な報告になりようがないからです。
5W2Hの原則をしっかりと守ったうえで
3行から5行位の文字数で報告書を作らせ
れば、そこに余計な内容(担当者の希望的
観測や推測等)の入り込む余地が無いから
です。担当者の個人的な見解は、時として
上司の判断を誤らせます。どうしても自分
の見解を伝えたいのならば、報告書とは別
に、私見書として添付しましょう。

そしてもう一つ大事なことは、迅速である
ことです。どんなに重要な情報も、明日に
は陳腐化していることが多い時代です。
仕事人であるいじょう、SPEEDを常に
意識して臨みましょう。

皆さんの迅速で正確な報告は、会社全体
の命運を左右するかもしれません。

では、また。・・・・・

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本日の言葉の定義・・・「観察」
問題点を発見することです。
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