優先順位の考え方

2017.5.19日(金)

業務改善や業務マニュアル作成において、

よく見落としがちなのが、業務遂行の優先

順位付けです。業務の優先順位付けは、

日々多くの仕事をこなしていかなければ

ならない社会人にとっては必須の能力です。

優先順位付けの基本的な考え方を頭の中で

「理解」しているだけではなく、日々、「実践」

していかなければなりません。

業務の優先順位付けで、往々にしてみられる

のは、「自分のやりたい業務や、取り組みやすい

業務から進める」といったようなケースです。

業務とは、会社のために遂行するものであり、

会社がやって欲しいと考える業務と、自分が

やりたい業務や取り組みやすい業務は必ずしも

一致するわけではありません。従って、『自分

本意の基準』ではなく、会社の視点に立って、

業務の優先順位付けを行う様にしなければ

なりません。

業務の優先付けを行う場合の最も基本的な

考え方は、業務の「緊急度」と「重要度」という

2つの基準(業務の優先順位付け)に基づいて

業務を整理するということです。

最も優先順位が高いのは「緊急度:高い、

重要度:高い」の第1象限に該当する仕事です。

次に高いのは、「緊急度:低い、重要度:高い」

の第2象限、そしてその次が、「緊急度:高い、

重要度:低い」の第3象限と続き、最後に、最も

優先順位が低い「緊急性:低い、重要性:低い」

の第4象限に該当する業務となります。注意が

必要なのは、「緊急度:高い、重要度:低い」

と「緊急度:低い、重要度:高い」の業務の

考え方です。

業務に取り掛かる際には、「緊急度:高い、

重要度:低い」の業務から行わなければなり

ません。しかし、業務自体は「緊急度:低い、

重要度:高い」のほうが重要なのです。

多忙なときは、ともすると「緊急度:低い、

重要度:高い」の業務は、長期にわたって

後回しにしがちですが、重要性の高い業務

ですので、しっかりとこなせるように注意して

スケジュール管理を行わなければなりません。

繁忙期などには、業務が立て込んで、忙しく

なることもありますが、そうしたときに大切に

なるのが、「今、やらない業務を早めに決める」

ということです。

忙しいときには気持ちに余裕がなくなり、

ミスを誘発する原因になってしまいます。

また、責任感の強い人であれば、「なんとしても

業務をこなさなければ」という意識から、

無理をしてしまい、結果として心身の調子を

崩してしまうことにもなりかねません。

やらない業務を早めに決めることは、こうした

事態に陥らないようにするために大切なのです。

但し、今、やらない業務を決める際には、

自分勝手に決めるのではなく、必ず上司や

当該業務に関係する人たちに報告・相談を

するようにしましょう。

では、また。・・・・

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本日の言葉の定義・・・・「 凡人 」
欠点だけあって長所のない人のことを言う。
長所があれば非凡と言う。他人のよいところ
は学ばず、悪いところばかり学び身につける
人を言う。
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