業務改善はルーチンワークから

2017.5.24日(水)

業務の効率化やコストダウンを実現する

ことのできる業務改善は、企業が常に取り

組んでいかなければならない課題の一つです。

しかし、業務改善といっても、どこから

手をつけていいのか迷うこともあるでしょう。

業務改善は、定期的なルーチンワークを対象

に行うと効果的です。ルーチンワークとは、

決まりきった日常の仕事を指します。

新しく始める業務や突発的な業務であれば、

無駄のないよう、事前にしっかりと手順を考

えることが出来ます。しかし、ずっと続けて

いるルーチンワークは、「こういうものだ」と

思って、業務の進め方を改めて見直す機会も

ないままに繰り返している場合が多いものです。

その結果、先輩などから教わった方法で業務

を進め、それをまた後輩に教え、といった様に、

長い間見直さずに、その業務が続けられている

可能性があります。 また、「これまでずっと

やっていたから」というだけの理由で、本人

にも意味の分からない業務を行っている場合も

あります。

状況が変われば、業務の進め方も変わって

当然です。それを旧来のままの方法で進めて

いては、非効率になっていることも多いです。

こうした業務を見つけることが業務改善の

第一歩です。但し、業務改善は思いつきで

行っても上手くはいきません。

「目についた無駄からとりあえず削減して

いく」のも一つの方法とはいえますが、それ

では抜け・漏れが多く発生してしまいます。

細かな部分にばかり目がいって、大きな無駄

を見逃してしまう可能性もあります。業務改善

に取り組む際には、体系立って行うことが

必要でしょう。

「なくせないか?」「一緒にできないか?」
「順序の変更はできないか?」「単純化でき
ないか?」etc・・・・・

改善に取り組むべき業務のポイントは、

・ 1回にかかる時間が長い業務
・ 発生する頻度が高い業務
・ 関係する人数が多い業務

等が上げられます。これらの業務は総作業時間

が長いため、業務改善が高い効果を発揮する

ことが期待できます。

そして新しい業務フローを正確に作成する

ポイントとしては、

・ 従業員自身が意識していない点があること
を覚えておく。
ヒアリングだけでなく、実際の業務の様子を
観察したり、体験したりすることでより正確
を期す

これは工程の抜け・漏れを防止するためです。

そして、新しい業務フローをきちんと定着

させるポイントは、

・ 業務フローの見直しを、従業員の意見を
聞きながら行う
・ 業務フローの見直し後にも従業員に声を
かける

これらが上がります。従業員が新しい業務

フローに納得しやすくなり、従前の業務フロー

で業務を行うことを防止するためです。

業務を複雑にすることは簡単ですが、シン

プルにすることは案外、難しいです。

しかし、業務の複雑化は様々な問題発生を

起こす要因となります。できるだけシンプル

がいいです。さあ、皆さんも始めませんか?

では、また。・・・・

 

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本日の言葉の定義・・・・「 マイナス 」
楽な仕事をすることです。成長するには、
鍛える期間が必要で、それが力を養う源に
なる。若い時は、仕事の時間が長いほうが
成長が速い。
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